WebCT-Hacks #4: Cijfers

Als student-assistent bij Inleiding Mediavergelijking heb ik geprobeerd WebCT wat dynamischer, creatiever en grafischer te maken. Deze reeks hacks geeft een overzicht in de vorm van handleidingen bedoeld voor docenten die met WebCT werken. Vandaag deel 4: het publiceren van cijfers.

Bij cursussen met een groot aantal studenten is de toetsing vaak een probleem. Nakijkwerk kan niet door één persoon gebeuren, terwijl de beoordelingen wel op elkaar aan moeten sluiten. Daarnaast is het een klus om de uiteindelijke resultaten overzichtelijk en gemakkelijk vindbaar te publiceren. Het downloaden en doorzoeken van meerdere excelbestanden is natuurlijk niet ideaal. Gelukkig biedt Google Docs sinds kort een mooi alternatief, wat zowel het opstellen als het vinden van resultaten gemakkelijker maakt.

Alleen online de cijfers beheren

Het grote nadeel van werken met Word, PowerPoint en Excel is dat de meest recente bestanden slechts op één computer tegelijk zichtbaar zijn. Wordt het werk door meerdere docenten nagekeken en/of kijk je zowel thuis als in een Universiteitsgebouw na, dan loop je tegen organisatorische problemen aan. Losse nakijkdocumenten per docent en usb-sticks lossen de problemen slechts gedeeltelijk op.

Met Google Docs is het beheer van documenten op een geheel andere manier geregeld. Er is nog maar één nakijkdocument benodigd dat door verschillende docenten tegelijk bewerkt kan worden. Ook is hetzelfde document zowel vanaf thuis als vanaf de Universiteit bereikbaar. Het over en weer mailen van documenten is hiermee verleden tijd en elke docent is precies op de hoogte van wat er al wel en nog niet nagekeken is.

Een derde probleem voor veel docenten is het daadwerkelijke publiceren van cijfers. Voor elke update, hoe klein ook, is een volledig nieuwe upload van het excelformulier benodigd. Als er dus achteraf iets niet klopt aan de cijferpublicatie, dan zullen alle stappen binnen WebCT opnieuw genomen moeten worden. Bij Google Docs gaat dit gelukkig anders. Elke wijziging die op docs.google.com in de definitieve cijferlijst gemaakt wordt, zal automatisch op WebCT verschijnen. In het stappenplan hieronder vind je hoe dit alles in zijn werk gaat.

Hoe?

Een docent die cijfers van studenten op een dynamische wijze wil beheren en publiceren op WebCT moet zes dingen doen:

1. Een Google-account registreren. Alle docenten die via docs.google.com (excel)documenten willen beheren hebben een gratis account van Google nodig. Wie al een inlogcode en wachtwoord van Gmail heeft kan deze gegevens gebruiken.
2. Een nieuwe spreadsheet maken. Wie inlogt op docs.google.com kan een bestaand excel-document uploaden of kiezen voor ‘nieuwe spreadsheet’. Daar kunnen de cijfers vervolgens op de conventionele manier ingevoerd worden.
3. Collega’s toegang geven. Tegelijkertijd aan een enkele cijferlijst werken kan door op “delen” te klikken. Vervolgens kun je door het invullen van emailadressen collega’s uitnodigen om mee te werken. Zij loggen vervolgens met dit emailadres in op docs.google.com, waarna de cijferlijst in hun overzicht verschijnt.
4. De cijferlijst geschikt maken voor publicatie. Wanneer alle cijfers ingevoerd zijn zal de lijst gepubliceerd moeten worden op WebCT. Het is mogelijk alleen een tabblad te publiceren waarop de cijfers overzichtelijk en met enkel de studentnummers weergegeven staan. Ook kan hiervoor een apart document aangemaakt worden, zolang er maar voor gezorgd wordt dat de lijst die op WebCT belandt de privacy niet schaadt.
5. De publicatiewidget op WebCT zetten. Als je vervolgens op publiceren klikt verschijnt er een embed-code. Deze code kan geïntegreerd worden op de voorpagina van WebCT door op het potloodje naast de WebCT-header te klikken. De cijfers verschijnen op deze manier direct voor de neus van de studenten wanneer de WebCT-omgeving geopend wordt.
6. Dynamisch wijzigingen aanbrengen. Als er na de eerste keer publiceren nog iets aan de lijst veranderd moet worden, of wanneer er cijfers van een andere opdracht of werkgroep toegevoegd moeten worden, dan kan dit simpelweg door het document op Google Docs te bewerken. Wie bij het publiceren op “automatisch opnieuw publiceren” heeft geklikt hoeft verder niets te doen. Leek je dit niet verstandig, klik dan na afloop van (een reeks) wijzigingen op “Opnieuw publiceren”.

Met de klok mee: de cijferlijstwidget, de videowidget en de documentenwidget.

Gerelateerde artikelen